A automação de processos em hospitais facilita e promove melhorias significativas em diversos fluxos de trabalho. Seja na área operacional, administrativa ou gerencial, é possível reduzir tarefas repetitivas, sustentar toda a infraestrutura de TI da instituição, otimizar os níveis de produtividade e garantir muitas vantagens como:
- Melhora no controle de pacientes;
- Redução de custos;
- Gestão assertiva;
- Controle de normas, documentos regulatórios e dados;
- Aumento da produtividade;
- Otimização do tempo dos profissionais;
- Segurança;
- Controle de estoque e desperdícios;
- Maior integração entre os setores;
- Maior competitividade;
- Entre outros.
Mas para acompanhar toda essa evolução da tecnologia e as tendências de TI na área da saúde, é necessário investir em infraestruturas robustas e ágeis para manter seus serviços e soluções funcionando corretamente. Então, para garantir que essa infraestrutura seja sólida, foi criada a área de sustentação.
Sustentação da infraestrutura de TI é um processo fundamental para o dia a dia das instituições, pois ela acompanha diariamente o ciclo de vida de seus sistemas para assegurar que não haverá paradas, nem problemas com a segurança.
Ela possui tarefas de controle, otimização e segurança para garantir a saúde dos sistemas tecnológicos do hospital, e segue uma rotina de tarefas, que incluem:
- A estabilização dos sistemas para reduzir erros e evitar o baixo desempenho;
- A consolidação da infraestrutura de TI por meio de manutenções preventivas;
- O ajuste dos servidores quando necessário.
Assim, o hospital poderá agir rapidamente diante das transformações do mercado, acompanhando as novas demandas digitais da área.
Fases de processo de automação
Do momento em que o paciente dá entrada no hospital até a sua alta, da separação de medicamentos até o faturamento, são inúmeras as atividades diárias que a instituição precisa exercer.
Portanto, o primeiro passo para automação de processos é mapear as tarefas de todos os setores do hospital. Comece identificando aqueles mais repetitivos em cada área.
Depois, reflita sobre quais esses processos seriam mais impactados pela automação e faça um planejamento. O ideal é avaliar bem quais setores precisam da automatização e quais podem colher os maiores benefícios disso.
O passo seguinte é mostrar os benefícios da mudança para as equipes e treiná-los. Qualquer transformação, para ser efetiva, começa pelas pessoas.
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Fonte: Freepik
Como proteger os dados hospitalares e tomar medidas de segurança
Como acessar tal resultado e visualizar a agenda? Como permitir esses acessos com sigilo e segurança? Como ter cuidado com os dados sensíveis como medicamentos e exames?
A segurança dos dados é um dos aspectos mais importantes quando se trata de automatizar processos. Garantir a proteção deles e cumprir com as normas impostas a cada setor do hospital é essencial para ele funcionar bem e com segurança.
Em relação à Segurança da Informação na área hospitalar, as principais preocupações giram em torno do funcionamento correto de todos os aparelhos e da confidencialidade dos prontuários médicos. De acordo com a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados 13.709, de 14 de Agosto de 2018, as informações armazenadas são tidas como dados extremamente sensíveis, por isso, demandam medidas especiais de proteção em relação à coleta, ao armazenamento e à manipulação das informações.
Por esses e tantos outros motivos, é fundamental proteger os sistemas que lidam com essas informações contra diversos tipos de riscos como acidentes, negligências, desastres naturais e, obviamente, ataques virtuais. Afinal, tratando-se de hospitais, falhas e erros, independentemente das causas, podem custar vidas.
Assim, quatro medidas de segurança essenciais para proteger os dados e as informações médicas são fundamentais:
- Medidas de segurança física: estabelecer medidas de segurança física para impedir o acesso não autorizado aos locais onde os sistemas de informações ficam inseridos e resguardar instalações como leitos e quartos de UTI, de modo a evitar danos ou interrupções no funcionamento dos dispositivos.
- Medidas de segurança humana: é imprescindível estabelecer medidas para fiscalizar e delegar responsabilidades para todos os colaboradores e garantir que todos os funcionários dominem o conteúdo da política de segurança da informação.
- Medidas técnicas de segurança: controle de acessos, auditorias, backups automáticos, antivírus, e variados serviços gerenciados de Tecnologia da Informação compõem algumas das ferramentas cruciais para assegurar às informações médicas a proteção adequada contra acessos não autorizados, desvios de dados ou interrupção de sistemas.
- Medidas de segurança digital: analisar e antecipar as possíveis brechas que existem na instituição onde o cibercriminosos podem acessar a estrutura para roubar dados, evitando prejuízos financeiros, de imagem e etc.
- Medidas operacionais: é necessário monitorar os status das operações e verificar as possíveis otimizações para minimizar as chances de possíveis falhas nos sistemas.
Indicadores de desempenho e coleta de dados
Os indicadores de desempenho são aliados da gestão hospitalar, pois identificam informações que ajudam a avaliar os processos do seu hospital. Essa estratégia utiliza a coleta de dados, que permite fazer comparativos internos e externos, e assim, maior propriedade para o gestor tomar decisões.
Alguns dos indicadores podem avaliar a satisfação do paciente, o tempo que ele geralmente fica esperando por atendimento, as despesas e receitas do hospital, entre outras. Tudo isso contribui para saber se o serviço tem sido de alta qualidade e beneficia tanto as pessoas quanto os profissionais da saúde que ali trabalham. Veja a seguir algumas características que são importantes observar:
- Cálculo do número de pacientes/dia e o número de leitos/dia do hospital em um período determinado: essa informação pode ser usada para projetar uma necessidade de aumentar a estrutura física do local;
- O tempo que o paciente permanece na clínica/hospital: ajuda a mensurar a eficácia dos procedimentos ministrados;
- Número de infecções contraídas no ambiente hospitalar: esse tipo de dado contribui para a elaboração de ações de prevenção;
- Readmissão de pacientes: informa quantos tiveram que ser reinternados ou tiveram que fazer novos procedimentos após primeiras consulta;
- Tempo de espera: mede o quanto o paciente pode estar satisfeito (ou não) com o tempo que leva para ser atendido, e isso pode ajudar a criar formas de solucionar esse problema.
Portanto, a tecnologia contribuindo com esses indicadores traz uma maior eficiência para o hospital e resultados que ajudam no aumento de agilidade e competitividade de mercado.
Automação de processos em um hospital na prática
Inaugurado em dezembro de 2015, o Hospital Metropolitano Dr. Célio de Castro (HMDCC) é o primeiro hospital do estado construído por meio de uma Parceria Público-Privada (PPP). Localizado no Barreiro, na região metropolitana de Belo Horizonte, a instituição conta com a participação de empresas com expertise em cada segmento de atuação, como é o caso da Squadra, responsável pelas soluções em Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC).
Para uma operação de excelência da instituição, o hospital investiu em nossa plataforma Service Desk, ponto único de contato dos usuários para tratamento de qualquer demanda relacionadas a TIC (dúvidas, solicitação de empréstimo de equipamentos, solução de problemas, implementação de mudanças, etc.) com suporte 24×7 e níveis de atendimento:
1º nível – Suporte remoto, atendimento telefônico;
2º nível – Suporte presencial no campo;
3º nível – Suporte especializado: relacionados a infraestrutura tecnológica (servidores, telecomunicações, banco de dados e sistemas operacionais), além de suporte aos outros sistemas utilizados, como o TASY.
Além de uma equipe treinada para atender as demandas dos sistemas em cada nível de atendimento, de acordo com sua complexidade. Registro, mapeamento e monitoramento de métricas, demandas registradas com o tempo de resolução, acordado com o cliente, registros de incidentes e requisições, e acompanhamento diário da operação, tendo visibilidade de todos os processos e indicadores.
O que transformou a operação do hospital em uma instituição mais sólida, prática, inovadora, eficiente e totalmente integrada.
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