Cliente

EMPRESA DE EDUCAÇÃO

Resumo Executivo ↩

Uma empresa do setor de educação buscava evoluir a forma como documentava seus processos financeiros internos. A área financeira concentra fluxos complexos e interdependentes, e mapeá-los com precisão era uma etapa crítica para qualquer iniciativa de otimização.

O principal desafio estava na natureza do mapeamento AS-IS: uma atividade intensiva em tempo, altamente dependente da capacidade analítica dos profissionais envolvidos e sujeita a variações de qualidade entre sessões e analistas. O cenário pedia uma abordagem mais estruturada e escalável.

Com o Genius, foi desenvolvida uma estrutura de automação com inteligência artificial que atua como um Analista de Processos Sênior digital, capaz de processar gravações, documentos e transcrições de reuniões para extrair e documentar informações críticas sobre os fluxos financeiros. O resultado é uma base consistente e de alta qualidade para o redesenho dos processos (TO-BE), com os analistas liberados para atuar em iniciativas estratégicas.

O Desafio ↩

A área financeira da empresa concentra processos de alta complexidade operacional, com múltiplos papéis, sistemas e regras de negócio envolvidos. Documentar esse cenário de forma precisa e padronizada era uma necessidade crescente, e o modelo então praticado apresentava limitações que motivaram a busca por uma solução mais robusta.

Consumo elevado de tempo e esforço: O mapeamento manual de processos financeiros exigia dedicação intensa dos analistas, desde a condução das sessões até a transcrição, análise e geração dos artefatos de documentação.
Inconsistência entre sessões: Sem um padrão estruturado, a qualidade e a profundidade da documentação variavam conforme o analista responsável, dificultando a comparação e o uso dos registros como base para melhorias.
Profundidade analítica limitada pelo volume: A quantidade de informações envolvidas nos fluxos financeiros tornava difícil capturar nuances e detalhes relevantes de forma sistemática em cada sessão de mapeamento.

A Solução ↩

A Squadra desenvolveu, com o Genius, uma estrutura de automação baseada em IA para padronizar e qualificar o mapeamento dos processos financeiros, da captura das informações à geração dos artefatos de saída.

Genius em ação: IA como Analista de Processos no setor financeiro

Concepção e Configuração: IA treinada para ler o que o processo diz ↩

A solução foi estruturada em torno de um modelo de IA configurado para operar como um analista especialista em processos financeiros. A partir de prompts especializados, a ferramenta foi calibrada para identificar e extrair as informações mais relevantes de cada sessão de mapeamento.

Prompts de IA especializados: Desenvolvidos para capturar sistematicamente papéis, sistemas envolvidos, regras de negócio e pontos de atenção nos fluxos financeiros, garantindo cobertura consistente em todas as sessões.
Processamento de múltiplas fontes: A ferramenta processa gravações, documentos e transcrições de reuniões, consolidando insumos de diferentes origens em uma análise unificada.

Processamento e Entrega: do insumo bruto ao artefato pronto para o TO-BE ↩

Com a configuração estabelecida, a IA passa a conduzir automaticamente a análise e a geração dos artefatos de documentação, entregando outputs estruturados prontos para uso nas etapas seguintes.

Diagrama de processo: Gerado automaticamente a partir das informações extraídas, representa o estado atual (AS-IS) dos fluxos financeiros com precisão e padronização.
Matriz de problemas: Documento estruturado que consolida os pontos de dor e gargalos identificados pela IA, servindo como insumo direto para o redesenho dos processos (TO-BE).

Resultados ↩

Padronização consistente: Todas as sessões de mapeamento financeiro passaram a seguir um padrão rigoroso, eliminando variações de qualidade entre analistas e entregas.
Qualidade analítica ampliada: A IA identifica nuances e detalhes operacionais que enriqueceram o entendimento dos fluxos financeiros, resultando em documentação mais completa e confiável.
Analistas focados no que importa: Com a automação das etapas de transcrição, análise e geração de artefatos, os profissionais da área financeira passaram a dedicar seu tempo a iniciativas de maior valor estratégico.
Base sólida para o redesenho: Os outputs gerados, diagrama de processo e matriz de problemas, entregam uma fundação de alta qualidade para a etapa de TO-BE, acelerando as decisões de otimização.
Tomada de decisão embasada: Dados estruturados e insights claros passaram a orientar a priorização de gargalos e a definição dos próximos passos na otimização dos processos financeiros.

Metadados do Case ↩

Duração do projeto: Não mencionado no texto

Data de entrega: Não mencionada no texto

Resultado de destaque: Automação do mapeamento AS-IS de processos financeiros com geração automática de diagrama de processo e matriz de problemas, liberando analistas para atividades estratégicas.

Big numbers: Não identificados no texto

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